Cómo preparar una charla extensa y que no haya heridos

Una de las quejas sobre los tutoriales de presentación para Jedis es que todos se orientan a charlas de no más de 20 minutos cuando alguna presentaciones se prolongan hasta las 2 horas.

Efectivamente: soy el primero que preparo una charla de 15 minutos de forma distinta que una de dos horas y hay algunos aspectos que son complicados de trasladar de un formato a otro.

El principal es el tiempo de ensayo en casa. Una charla de 15 minutos puedes ensayarla cuatro veces en una hora. Una de dos horas no se presta a repetirla una y otra vez. Memorizar un discurso puede valer en una presentación cortita (sobre todo si se interpreta) en una extensa hay que descartarlo.

Este verano la gente de los cursos de verano de la Universidad de Cantabria me dio la oportunidad de hablar durante 2 horas del tema que yo quisiera. El resultado fue muy positivo y creo que nadie murió en el proceso así que os dejo unas pautas que a mí me ayudaron.

Gran minutaje = grandes riesgos

La muerte por PowerPoint en una charla de 15 minutos puede reducirse a un desmayo. Pero en un taller puede correr la sangre. Cualquier fallo como leer las diapositivas, utilizar mucho texto, mala selección de colores… se magnifica en este formato. Que te lean 10 diapos puede pasar. Que te lean 50 no hay quien lo aguante.

Gran minutaje = grandes aciertos

Hay consejos que no varían: tener clara la idea central de tu charla, tener claro el objetivo (¿qué quieres que haga la gente cuando acabes de hablar?) y volver cada cierto tiempo al núcleo de lo que quieres contar para que la audiencia no se pierda es obligatorio.

Gran minutaje = grandes cambios

Los principales aspectos a tener en cuenta son:

  • Misma estructura: introducción, nudo y desenlace pero cada parte puedes extenderla más.
  • A la hora de extender hay un norma básica: en lugar de añadir información aprovecha para explicar mejor lo quieres decir. En lugar de meter otra idea, añade un segundo ejemplo a tu primera idea.
  • Haz una pre-introducción. Con esto me refiero a “ya que me vais a aguantar dos horas vamos a conocernos un poco”. Por ejemplo pregunta a la audiencia a qué se dedica, por qué ha venido a tu charla, qué espera encontrar en ella, qué les está pareciendo la jornada…
  • No te agobies con lo de las dos horas (yo siempre lo hago). Si quitas la pre-introducción, el descanso y la ronda de preguntas final lo que tendrás es una charla de 1 hora y 20 minutos.
  • Ofrece una ronda de preguntas extensa. A más duración más dudas surgirán. ¡Y sigue nuestros consejos!
  • Convierte el tiempo en tu aliado: pronuncia más despacio, haz pausas más largas… baja de revoluciones que te puedes gustar.
  • Ofrece materiales complementarios online. Un nota de Evernote por ejemplo que contenga los enlaces o ideas claves ya que en este formato casi siempre surge la necesidad de bibliografía.

Ejemplo práctico

1) The end is the beggining

Para preparar la charla de Santander lo primero que hice fue buscar un tema con el que me sintiera excepcionalmente cómodo ya que en dos horas siempre hay algo de improvisación así que escogí Alfabetización digital para emprendedores que junta mi pasión por la educación y mi experiencia asesorando a empresarios.

2) Escribí la estructura en un documento tal que así:

– IDEA CENTRAL: La analfabetización digital de los empresarios y emprendedores tiene unos efectos muy negativos sobre la productividad de las empresas.

-OBJETIVO: No te enorgullezcas de ser analfabeto y ponte a aprender ya.

-INTRODUCCIÓN

– CUERPO 1

– CUERPO 2

– CONCLUSIONES

Partir el cuerpo en dos me ayuda en charlas tan largas porque marca el antes y después del descanso. Además cada cuerpo tendrá una temática distinta.

3)  Desarrollé lo que quería contar en cada una de las partes.

Introducción: presentar la idea central y su importancia. La importancia se muestra a través de datos y ejemplos sobre cuál es el nivel de productividad española y cuál es su relación con las PYMES ya que un emprendedor suele arrancar con una micropyme.

Cuerpo 1: ejemplos de cómo carencias en la alfabetización digital reducen la productividad de un emprendedor.

Cuerpo 2: ejemplos de recursos online y técnicas para alfabetizarse

Conclusión: recuperar la idea central, y motivación asociando los dos cuerpos: si haces tal cosa (cuerpo 2) va a ser más difícil que te pase tal otra (cuerpo 1).

4) Párrafo a párrafo

En la introducción y en la conclusión escribí en torno a 10 frases de no más de dos líneas que quería decir. Descarté las que se iban por la tangente y las que quedaban las organicé para que formaran un discurso. Por ejemplo:

“Los componentes que determinan la productivdad de un trabajador no están tan claros como en otras variables económicas. Sin embargo, si pensamos en términos micro vemos a nuestro alrededor cientos de momentos improductivos, cientos de detalles que nos hacen perder el tiempo”.

”Parece claro que la tecnología es uno de esos componentes pero cuando nuestros políticos piensan en cómo adoptar las TIC para mejorar la productividad piensan en términos tan macro (cuántas veces hemos oído lo del Nuevo Silicon Valley) que parece que dependemos de un milagro”.

”Cuando nos vamos a nivel micro, al empresario individual vemos fallos de productividad graves y fácilmente mejorables a través de la alfabetización digital. A nivel PYME y de gestión no creo que haga falta implementar más tecnología sino aprender a usar la que hay y vender mejor los beneficios de aprenderla ”. 

5) La diapo como unidad de medida 

Cada una de esas ideas será una diapositiva. Ya puedo calcular que tengo en torno a 6 en la introducción y 3 para la conclusión. Son 9 diapos y en mi experiencia tardo 2 minutos de media por diapo o idea. Ya tengo 18 minutos de charla.

Con esa cuenta sé cuál es el límite máximo de ejemplos que puede utilizar en los cuerpos. Voy numerando los ejemplos empezando por los más importantes. Si son muchos elijo. Si son pocos cuento con que en alguno me puedo parar más que en los demás o comentar otro ejemplo parecido.

6) Ensayo. Sí, ensayo.

Pero no dos horas. Ensayo la introducción y la conclusión, especialmente la primera. Son 20 minutos así que me da para unos cuantos ensayos hasta que me encuentro muy cómodo con la argumentación.

Los ejemplos trato de que sean historias personales algo que pueda relatar como si estuviera tomando una caña con un amigo.

7) Ahora sí. Después de todo lo anterior empiezo con las diapositivas. 

Lo primero que hago es crearlas todas y añadir en cada una dos palabras que indican de qué irá. Ajusto las diapositivas maestras para usar una tipografía y unos colores concretos. En esta ocasión como no conocía la sala ni el equipo que iba a tener opté por algo super sencillo: blanco sobre negro, cosa que agradecería después por la iluminación de la sala.

8) Un poquito de sal

Reviso los ejemplos y veo que algunos necesitan más de una diapo ya que tratan de varios conceptos. Las añado y elimino otras.

Por último retoqué la nota de Evernote con la que había trabajado para que recopilara todos los enlaces y materiales que mencionaría durante la charla. Exporté la presentación a PDF por si había algún problema técnico y me fui a ver algún episodio de The Good Wife con mi mujer.

El resultado os lo dejo a continuación (faltan algunas modificaciones que hice prácticamente allí). Son 54 diapos que con mi ritmo suponen 108 minutos. De tiempo encajó casi perfecto incluyendo pre-introducción, turno para preguntas y pausa.

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4 comentarios

  1. David 23 Octubre, 2014 en 10:49 pm #

    Espectacular Juan!! De verdad… el post me ha encantado!!! Muy útil!!!! 🙂

    Gràcies!!

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