La responsabilidad de los organizadores en las muertes por powerpoint

Algo que nos gusta hacer en este blog, aparte de escribir a diario y ser muy constantes, es destacar detalles que pueden influir en las charlas y que escapan al control del orador. Pueden ser técnicos, debidos al tipo de público o por una mala comida pero a veces pienso que hay más desestabilizadores fuera de la charla que dentro de ella.

En esta línea llevo tiempo quierendo escribir un post con consejos para la gente que organiza eventos, conferencias y saraos de net-working, coaching, mentoring y cachoping.

No seáis cómplices de una muerte por powerpoint. Si simplemente invitáis a un ponente a dar una charla y os centráis en que vaya un taxi a recogerle al aeropuerto y luego en que se le invite a una mariscada debéis saber dos cosas:

1) César y yo queremos ir a vuestro evento

2) Lo que hace tu evento se mantenga en el tiempo es la asistencia. Si la gente sale descontenta y no vuelve será más difícil conseguir patrocinios, nuevos ponentes y lo más importante, más mariscadas.

Por ello y con el permiso de Scott Berkun que en 2011 escribió un post similar del que voy a rescatar todas las ideas más alguna de cosecha propia, estos consejos te ayudarán a que tu evento tenga unas charlas inolvidables.

1)  Explícale al ponente cómo será su audiencia. Señoras mayores con bolsas de Alcampo o youtubers con móviles. Cuanto más detalles (edad, aficiones, vienen porque les interesa tal temática…) mejor.

Como curiosidad en el último evento que presenté teníamos una actuación de un clown. Mi buen amigo Víctor Grande se acercó antes de que saliera al escenario y le avisó “esto va de Internet, si ves a todo el mundo mirando para el móvil no es que lo estés haciendo mal”. Típico detalle que hay que avisar.

2) Ofrece la posibilidad de preparar la charla con profesionales. No a todo el mundo le gusta ni se le da bien presentar. Si una persona tienen que hacer una ponencia por compromiso o porque te has puesto de rodillas quizás te interese ponerlo en contacto con blogs como este.

No Barack, la Comic Sans hará más fáciles los recortes

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3) Facilita una lista de consulta rápida: a qué hora expones, entre quién y qué, contacto técnico… o consejos rápidos para antes, durante y después del evento como los que hay en esta fantástica checklist del propio Scott Berkun.

4) Facilita vídeos de años anteriores. Los que tuvieron más éxito y siempre y cuando el evento vaya a ser muy parecido al de esa edición anterior.

5) Siempre que sea posible, enseña el lugar de la charla y los materiales técnicos que se usarán a cada ponente con anterioridad a su intervención.

6) Ten una persona de sala encargada únicamente de todo lo referente a las charlas. El ponente casi siempre tendrá una duda de última hora, momento en el que no podrá localizar al organizador o a su gente de confianza ¿a quién tiene que acudir cuando hay una charla?

7) Ofrece un ordenador decente a los ponentes. Más aún si les obligas a que no usen el suyo. Por favor, evitemos avisos de antivirus caducados, versiones de flash que no tiran o javas a medio instalar que en mitad de la presentación saludan a la audiencia con un pop-up

8) Asesora sobre el sonido. Prestamos tanta atención a la imagen y nos olvidamos tan a menudo de la voz… Si es micro de solapa ¿pueden llevar camiseta? Si es de diadema ¿molestará la barba? ¿a qué distancia hay que hablar del micro de mano?

Parece que tenemos algún fallo técnico

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9) Advierte a los ponentes que se pasen del tiempo. Tener un cronómetro bien grande en primera fila, reparte avisos cuando queden 10, 5 o 1 minutos y si tienes que cortar, corta. No hay nada más horrible para un ponente que sufrir un recorte en su charla ¡cuando al que había que haber cortado era al anterior!

10) Ofrece valoración de las charlas. Deja que sea el público el que reparta la leña y elija la charla que más disfrutó. Para los que triunfaron será una extraordinaria valoración de su trabajo. Para los que mataron por powerpoint será un aliciente a mejorar y un buen motivo para emborracharse con el resto de los ponentes esa misma noche.

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2 comentarios

  1. Roberto Dufour 16 enero, 2015 en 2:56 am #

    Excelente publicación sobre algunos detalles que no tomamos en cuenta habitualmente y nos complican las presentaciones sobre la marcha.
    Muy buen post.
    Saludos desde San Luis,Argentina.
    Gracias.

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