Problemas técnicos de una presentación cuando no usas tu ordenador

Os refresco el último post que escribí el mes pasado; hay dos opciones principales para “transportar” una presentación a una charla con diapositivas: llevar tu propio portátil con la presentación en él y llevar la presentación en una memoria flash o dispositivo de almacenamiento. Una vez tratados los principales inconvenientes con los que te puedes encontrar llevando tu propio equipo a la charla (insisto que mi opción favorita salvo que tengas unos técnicos competentes allí) hoy atacaremos los riesgos del método más frecuente; el conocido como “yo llevo mi PowerPoint y a correr”.

Antes de nada decir que el post trata de los problemas de abrir un archivo que has creado y guardado en un ordenador en otro ordenador distinto. Es indiferente que lleves la presentación en un lápiz USB o que te la descargues de tu propio e-mail o de Dropbox. Los problemas pueden aparecer siempre y cuando el equipo que abra el archivo sea distinto del equipo que guardó el archivo.

keynote-exportar-pdf

Para los vagos que no quieran leer el post: sí, al final recomendamos exportar a PDF

Tipografías

En un 90% de las ocasiones lo que hay detrás de ese careto de sorpresa nada más abrir el archivo de “osti, esto no se ve bien” es un problema con los tipos de letra muy fácil de entender del siguiente modo: las tipografías se instalan en los ordenadores. Sí, más o menos como los programas. Si quieres usar una tipografía como Times New Roman ésta debe estar instalada previamente en el ordenador.

¿Lo qué? En mi vida he tenido que instalar Times New Roman ni sé cómo se hace

Normal porque la Times New Roman es una tipografía que viene instalada por defecto en Windows. Esto es: no hace falta que hagas nada porque te viene de serie. Lo mismo pasa con otras tipografías clásicas como Arial, Courier o la odiada (con razón) Comic Sans. Estamos tan acostumbrados a que siempre estén ahí que ni nos planteamos que no estén. Sin embargo pueden no estar.

Un ejemplo clásico es la tipografía Calibri que estarás cansado de ver porque sustituyó a la Times New Roman y a la Arial en Word y en PowerPoint respectivamente como tipografía por defecto. Sin embargo Calibri es una tipografía que se instala con determinadas versiones de Windows o con determinadas versiones de Office. Si vas a un conferencia donde te espera el mítico Windows XP con un Office 2003 bajado del eMule no estará Calibri instalada y al abrir la presentación el sistema operativo la reemplazará por otro tipo de letra lo que puede mover el resto de elementos de la composición.

Este es un ejemplo sencillo y no muy grave pero si te da por coger una letra que muy innovadora, ojo, puede que no se vea en tu PPT final. Aquí tienes unos listados de los que yo al menos no me saldría siempre y cuando vayas a usar un ordenador ajeno y no quieras exportar a PDF (como veremos al final):

Tipografías instaladas por defecto en Windows Vista

Tipografías instaladas con Office 07

Me he ido lo más atrás que mi dignidad me permite pero cabe, como en el ejemplo de arriba, que te encuentres con un XP con Office 2003 porque “nunca da problemas”. En ese caso disfruta del viaje en el tiempo.

Tipografías (mac edition)

Si tu presentación la has hecho con Keynote, como tengas que dar el salto a Windows el día de la charla te vas a atragantar pero bien. Incluso aunque tengan Mac allí y por experiencia propia, llevar un keynote a una charla (en formato keynote) en un ordenador que no es el tuyo es jugar con fuego. Cúrate en salud usando tipos compartidos.

En la siguiente tabla puedes ver una comparativa de qué tipografías comparten los distintos sistemas operativos.

Comparativa tipografías en Windows, Linux y Mac 

Catalogo tipográfico en mac

En el catálogo tipográfico de Mac puedes ver los tipos instalados y hacer pruebas

Respetar el diseño y evitar sorpresas con PDF

Siempre ten una copia de tu presentación en PDF, así de simple. Un PDF se ve igual en Mac, que en Windows que en la luna porque precisamente esa es la característica principal de un PDF: un documento que se puede “transportar” respetando el diseño original.

Raro será que en el Windows de turno no haya un Adobe Reader instalado y sino instalarlo es un momento. En Adobe Reader tienes la opción de visualizar a pantalla completa (Menú superior Ver/Modo Pantalla completa) lo que hará el efecto de un PowerPoint casi perfectamente:

Ver en pantalla completa

Por si acaso no resulta obvio: en un PDF no hay animaciones así que olvídate de los desplazamientos y los fundidos existenciales. Normalmente cuando exportas a PDF desde Keynote o PowerPoint se te ofrece la posibilidad de exportar cada fase de la composición o lo que es lo mismo si A se mueve con una animación del lugar “Y” al lugar “Z” tendrás dos diapos en el PDF: una con A en Y y la siguiente con A en Z.

Salvo que se tenga un poco de control no me parece muy buena idea y pienso que, de tirar a PDF, renunciar a las animaciones es un mal necesario. Lo que ganas es poder usar tipografías bien chulas y una mayor tranquilidad ante posibles problemas.

Versiones de programas

No es lo mismo PowerPoint 2003 que PowerPoint 2010. Que no sean lo mismo no sólo significa que pueden usar tipografías distintas sino que animaciones, efectos de imagen, gráficos, etc… pueden estar soportados en uno y no en otro.

Cuanto más compleja sea una presentación en términos gráficos más riesgo hay al usarla en un equipo que no es en el que la has creado. Un ejemplo claro son las fórmulas matemáticas. En la facultad de económicas perdí la cuenta de los profes decepcionados al ver que a su flamante demostración matemática le faltaban la mitad de los elementos al ir un aula con un PowerPoint mucho más antiguo que el que tenían en el despacho.

Una vez más tener una copia en PDF te puede salvar el pellejo.

Conexión a Internet y códecs

La conexión a Internet cada vez influye más en las presentaciones. A veces directamente con presentaciones que se reproducen a través de Prezi o Slideshare y otras indirectamente con vídeos de YouTube insertados en la propia diapositiva. Pero si en algunos de los saraos tecnológicos más potentes de España la red da problemas (o ni existe) ¿qué te voy a decir joven padawan? Que contar con una buena conexión a Internet para tu presentación no siempre es posible.

Si el elemento multimedia en cuestión es fundamental para la charla mi recomendación es llevarlo “offline”. Descargarlo en el propio pendrive y poder reproducirlo sin red. Aquí puedes ver cómo descargar vídeos de YouTube por ejemplo.

Pero ay los vídeos qué puñeteros son. A veces ni offline cargan. Parece que arranca el Windows Media Player pero ahí se queda pillado. De forma algo parecida a lo que pasa con las tipografías, los vídeos necesitan algo más para verse bien en todos los equipos. Lo que se llaman “códecs”. Algunos vienen de serie otros no.

videolan-mkv

Aquí videolan comiéndose un mkv de 5 gigas sin llorar ni nada

¿La solución más eficiente para reproducir vídeos offline? Llevar junto con los archivos de vídeo una copia de VLC portátil (Videolan 7zip o zip package). El VLC es uno de los reproductores de vídeo más clásicos y eficientes del mercado que no requiere instalación y con códecs. Esto te permite abrir el VLC desde tu propio lápiz USB y con el VLC abierto abrir el vídeo que desees.

Esta parte de los vídeos puede resultar algo compleja pero precisamente en la última presentación que entrené, el conferenciante de turno se quedó pillado porque el ordenador de la sala no reproducía ninguno de los vídeos que tenía preparados y no había WiFi.

Más cositas

  • No utilices combinaciones de colores locas. Aunque es algo que se recomienda a menudo para cualquier presentación con diapositivas si vas a estar en territorio desconocido puede que el ordenador no funcione bien (o el proyector) y los colores no se vean muy nítidos.
  • Cuanto menos conozcas el lugar donde vas a dar la charla, más técnicamente simple debe ser tu presentación.
  • No cuentes con que alguien te ayude allí. En la mejor de las ocasiones tendrás un pobre becario puteado al que pagan una miseria para hacer cualquier cosa que tenga que ver con un ordenador. En la peor no funcionará el equipo y oirás un “pues esto siempre funciona bien ¿habrás enchufado mal el USB?”
  • Si tiras de USB pásale un buen antivirus al llegar a casa. A saber lo que ha pasado por ese puerto.
  • Si tiras de Dropbox, Google Drive o tu e-mail para descargar tu presentación hazme el favor de no dejar tu contraseña por ahí danzando. A ser posible conéctate con una sesión de navegación privada o de incógnito (lo que haces cuando miras cochinadas en casa básicamente) cierra el navegador y apaga el equipo antes de irte. En este sentido yo soy muy maniático y prefiero llevar un pendrive a meter mi contraseña de Dropbox en un ordenador con un antivirus caducado y lleno de spam.

A día de hoy, si no puedo llevar mi equipo porque no me dejan o porque no lo puedo probar antes siempre tiro por un PDF lo más simple del mundo. Que algo no tenga animaciones ni elementos dinámicos no significa que no pueda servir de apoyo a una gran charla o que sea ilustrativo.

En Slideshare puedes ver cientos de presentaciones geniales que se podrían haber subido perfectamente como un PDF como esta misma:

Todo puede fallar por lo que la próxima y última entrega de esta serie de post será efectivamente cómo presentar cuando no hay forma humana de que se vea la presentación que has preparado.

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8 comentarios

  1. César 26 noviembre, 2013 en 10:37 am #

    Si la presentación no tiene animaciones, transiciones, ni vídeos, una manera de preservar las fuentes y poder usar la presentación en formato Keynote o Powerpoint es exportar el resultado final a imágenes y volverlo a importar a una presentación nueva.

    • Juan 26 noviembre, 2013 en 4:43 pm #

      Cierto César. Gracias por tu aportación. Deberías plantearte la posibilidad de escribir en este mismo blog. Lo consultaré con mi socio.

      • César 2 diciembre, 2013 en 6:57 pm #

        Gracias por tu oferta, de verdad generosa. Le pregunto a mi socio a ver que le parece, porque es un poco “especial”.

  2. Esteban 26 noviembre, 2013 en 10:38 pm #

    El prezi también puede exportar a PDF (aunque en este caso tiene menos sentido al depender mucho de las animaciones) y también tiene modo offline que, si no recuerdo mal, hasta es autoejecutable. Así que puede venir muy bien para evitar problemas.

    Por cierto… muy buen blog.

  3. ALL 29 septiembre, 2014 en 3:18 pm #

    Hola!
    Mi muerte por powerpoint está a punto de suceder a causa del más temido de los mónstruos bajo la cama: un MAC.
    Bueno, os explico: me piden que mi conferencia sea en powerpoint por no sé qué clase de manía siglovigésima, a lo que trato de convertir mi flamante PDF hecho con Indesign a un Powerpoint. Pero Tachan! mi jefe no puede visualizar el vídeo que he insertado para el “final catártico” de la presentación. Por qué, me pregunto.. Alguna de esas dichosas incompatibilidades MAC-PC, supongo.
    Yo hago el PWP en Pc y mi jefe no se fia del resultado porque no lo puede ver en su MAC. Hay que joderse, mi jefe se compra un MAC para hacerse el moderno pero a mí me tiene haciendo todo en PC.
    A todo esto, no sé cómo hacer para compatibilizar formatos: el video es un mp4 y está deliciosamente insertado, pero a Mr. MAC parece que no le gusta.
    Me dais algun consejo?

    • Juan 23 octubre, 2014 en 6:01 pm #

      ¿Has probado si se reproduce el vídeo en Mac fuera del PowerPoint? Con VLC por ejemplo.

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